Alternatywa dla Excela w biurze projektowym – kiedy arkusz przestaje wystarczać i co zamiast niego

W większości biur projektowych stan firmy mieszka w kilku arkuszach: lista projektów, harmonogram, godziny, umowy. Każdy arkusz ma jednego opiekuna i każdy jest aktualny tylko wtedy, gdy ten opiekun ma czas. Dopóki biuro liczy cztery osoby, to działa. Przy dziesięciu właściciel zaczyna dzień od pytania „który plik jest dobry?”.

Ten tekst nie namawia do wyrzucenia Excela. Pokazuje, po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać, jakie są realne możliwości zamiast niego i jak przejść na inne narzędzie bez zatrzymania biura.

Dlaczego biura projektowe prowadzą wszystko w Excelu?

Bo Excel jest pod ręką, nic nie kosztuje na start i każdy go zna. Arkusz powstaje w kwadrans i od razu rozwiązuje konkretny problem. Kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy takich arkuszy jest kilka i żaden nie wie o pozostałych.

To jest uczciwa zaleta i warto ją nazwać. Arkusz nie wymaga wdrożenia, szkolenia ani decyzji zarządu. Kierownik pracowni robi tabelę z etapami, sekretariat robi zestawienie umów, a ktoś z zespołu prowadzi godziny. Każda z tych tabel jest dobra w swoim zadaniu.

Excel dobrze znosi też nietypowe przypadki. Projekt z dwoma inwestorami, etap rozbity na trzy branże, umowa z pięcioma aneksami – w arkuszu wystarczy dopisać kolumnę. Dlatego biura trzymają się go długo, także wtedy, gdy mają już za sobą nieudaną próbę z innym narzędziem.

Po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać?

Po tym, że odpowiedź na proste pytanie wymaga telefonu albo otwarcia trzech plików. Jeśli nie wiesz od ręki, które projekty mają termin w tym tygodniu i ile godzin poszło w dany etap, arkusz przestał być narzędziem, a stał się archiwum.

Pięć objawów powtarza się w biurach najczęściej:

• Kilka wersji tego samego pliku. „Harmonogram_v3_ostateczny” leży obok „Harmonogram_v3_poprawiony” i nikt nie jest pewien, który obowiązuje.
• Jedna osoba zna arkusz. Kiedy idzie na urlop, zestawienie umów przestaje się aktualizować.
• Godziny uzupełniane na koniec miesiąca. Zespół odtwarza z pamięci, co robił trzy tygodnie temu, więc liczby są przybliżone.
• Terminy pilnuje człowiek, nie narzędzie. Arkusz nie przypomni o terminie uzgodnienia. Zrobi to tylko ktoś, kto akurat do niego zajrzy.
• Marża wychodzi po fakcie. Wycena jest w jednym pliku, godziny w drugim, a koszt etapu trzeba policzyć ręcznie. Dlatego liczy się go rzadko.

Jeden objaw to jeszcze nie powód do zmiany. Trzy naraz oznaczają, że właściciel spina te pliki własną pamięcią. Więcej o samym harmonogramie piszemy w tekście o granicach Excela w harmonogramie prac projektowych.

Czego Excel nie zrobi, nawet dobrze prowadzony?

Nie połączy informacji z różnych miejsc i nie zadziała sam. Arkusz pokazuje to, co ktoś do niego wpisał, w chwili, gdy to wpisał. Nie przesunie terminu po zmianie etapu, nie przypnie maila do projektu i nie policzy kosztu etapu z godzin zespołu.

Pierwsze ograniczenie to brak powiązań. W biurze projektowym jedna zmiana pociąga kolejne. Przesunięty etap przesuwa termin uzgodnienia, termin fakturowania i obciążenie ludzi. W arkuszach każdą z tych zmian ktoś musi nanieść ręcznie, w osobnym pliku.

Drugie to brak historii ustaleń. Ustalenia z inwestorem przychodzą mailem i telefonem. Arkusz ich nie widzi, więc po pół roku nikt nie pamięta, kto zgodził się na zmianę zakresu.

Trzecie to uprawnienia. Plik ze stawkami i marżami albo widzą wszyscy, albo nikt poza właścicielem. Nie da się pokazać projektantowi jego zadań bez pokazywania mu całej reszty.

Jakie są alternatywy dla Excela w biurze projektowym?

Są trzy drogi: lepiej uporządkowane arkusze, uniwersalne narzędzie do zarządzania projektami albo system zbudowany dla biura projektowego. Różnią się tym, ile pracy wymagają na start i ile wiedzą o tym, jak pracuje biuro.

Pierwsza droga bywa niedoceniana. Jeśli problemem są wyłącznie wersje plików, wystarczy jeden wspólny arkusz w chmurze i zasada, kto co aktualizuje. Nie każde biuro potrzebuje systemu.

Druga droga kusi szybkim startem. Kończy się dobrze tam, gdzie ktoś na stałe opiekuje się narzędziem. Tam, gdzie tej osoby nie ma, tablice po kilku tygodniach przestają odpowiadać rzeczywistości. O tym, dlaczego tak się dzieje, piszemy w tekście o systemach, które umierają w firmie.

Czym system dla biura projektowego różni się od narzędzia uniwersalnego?

Tym, że zna proces biura, zanim ktokolwiek zacznie go konfigurować. Rozumie, że projekt ma koncepcję, projekt budowlany i wykonawczy, że uzgodnienia mają terminy, a godziny zespołu składają się na koszt etapu. Narzędzie uniwersalne trzeba tego wszystkiego nauczyć.

W praktyce widać to w trzech miejscach. Pierwsze to etapy: projekt nie jest listą zadań, tylko ciągiem faz, z których każda ma własny termin, budżet i zespół. Drugie to pieniądze: godzina wpisana przy zadaniu od razu obciąża etap, więc marżę widać w trakcie projektu. Jak to liczyć, opisujemy w tekście o rentowności projektu w biurze projektowym.

Trzecie to korespondencja. Mail od inwestora trafia do projektu, którego dotyczy, a nie do skrzynki jednej osoby. Dzięki temu ustalenie da się znaleźć po roku, także wtedy, gdy osoba prowadząca temat już w biurze nie pracuje.

Jak przejść z Excela na system bez zatrzymania biura?

Etapami, zaczynając od jednej rzeczy, która od razu oszczędza zespołowi pracy. Biuro nie przenosi wszystkiego w jeden weekend. Arkusze i nowy system przez pewien czas działają obok siebie, a kolejne obszary przechodzą po kolei.

Sprawdzona kolejność wygląda tak:

1. Spisz, jak biuro pracuje dziś. Jakie są etapy projektów, kto za co odpowiada, które arkusze są naprawdę używane.
2. Wybierz jeden obszar na start. Zwykle godziny wpisywane na bieżąco albo zadania. Zespół ma mieć z tego korzyść w pierwszym tygodniu.
3. Przenieś dane z arkuszy. Trwające projekty, klientów i umowy. Zakończonych projektów sprzed lat nie trzeba ruszać.
4. Dokładaj kolejne obszary. Terminy, oferty, poczta – każdy dopiero wtedy, gdy poprzedni działa.
5. Zamknij stary arkusz. Gdy dany obszar działa w systemie, plik przechodzi do archiwum. Dwa źródła tej samej informacji to powrót do punktu wyjścia.

Scenariusz: biuro konstrukcyjne, dwanaście osób. W pierwszym tygodniu zespół zaczyna wpisywać godziny w systemie zamiast w arkuszu na koniec miesiąca. W kolejnych tygodniach dochodzą etapy i terminy trwających projektów, a potem oferty. Arkusz godzin trafia do archiwum po pierwszym pełnym miesiącu, arkusz terminów po drugim. To przykład przebiegu, nie opis konkretnego wdrożenia.

Najczęstszy błąd to start od funkcji, która służy tylko właścicielowi. Zespół dostaje wtedy dodatkowy obowiązek i żadnej korzyści. Więcej o tym w tekście o zespole, który nie uzupełnia systemu.

Kiedy zostać przy Excelu?

Wtedy, gdy biuro jest małe, projektów jest kilka naraz, a właściciel bez wysiłku trzyma całość w głowie. System ma sens dopiero tam, gdzie koszt szukania informacji jest większy niż koszt zmiany narzędzia.

Prosty test: policz, ile razy w tygodniu ktoś pyta Cię o status projektu, termin albo ustalenie z inwestorem. Jeśli to kilka pytań, arkusz wystarcza. Jeśli kilkanaście dziennie, płacisz za Excela własnym czasem.

Drugi test dotyczy urlopu. Jeśli możesz wyjechać na tydzień i biuro pracuje bez telefonów do Ciebie, informacja jest tam, gdzie powinna. Jeśli nie możesz, nie jest to wina zespołu. Informacji po prostu nie ma w miejscu, do którego zespół ma dostęp.

Najczęściej zadawane pytania

Czy da się zaimportować dane z Excela do systemu?

Tak. Listę trwających projektów, klientów, umów i etapów przenosi się z arkuszy przy wdrożeniu. Warto przenosić tylko to, co jest w użyciu. Stare, zakończone projekty mogą zostać w archiwum plików.

Czy po wdrożeniu systemu Excel znika z biura?

Nie. Excel zostaje do obliczeń, zestawień i analiz, do których został stworzony. Znika jako miejsce, w którym biuro trzyma stan projektów, terminy i godziny.

Ile osób musi liczyć biuro, żeby system miał sens?

Nie ma sztywnej granicy. Kłopoty z arkuszami zaczynają się zwykle wtedy, gdy projektów w toku jest więcej, niż właściciel potrafi wymienić z pamięci. W wielu biurach dzieje się to przy kilku osobach, w innych dopiero przy kilkunastu.

Czy uniwersalne narzędzie, takie jak ClickUp albo Asana, wystarczy biuru projektowemu?

Może wystarczyć, jeśli ktoś w biurze skonfiguruje je pod etapy dokumentacji i będzie je utrzymywał. Bez takiej osoby narzędzie szybko rozjeżdża się z rzeczywistością, bo samo nie zna procesu biura projektowego.

Co z danymi biura po przejściu na system w chmurze?

Zapytaj dostawcę o trzy rzeczy: gdzie stoją serwery, kto ma dostęp do danych i jak wygląda kopia zapasowa. Stawki, marże i lista klientów to wrażliwe informacje. Powinny leżeć w Unii Europejskiej i dać się w każdej chwili wyeksportować.

Podsumowanie

Excel jest dobrym narzędziem na start i złym miejscem na trzymanie całego biura. Przestaje wystarczać, gdy właściciel musi własną pamięcią łączyć kilka arkuszy, a odpowiedź na proste pytanie wymaga telefonu. Zamiast niego są trzy drogi: uporządkowane arkusze, narzędzie uniwersalne albo system zbudowany dla biura projektowego. Wybór zależy od wielkości biura i od tego, czy ktoś w środku ma czas na konfigurację. Niezależnie od drogi przejście warto robić etapami i zaczynać od tego, co od razu pomaga zespołowi.

Od autorów. Nie jesteśmy tu stroną neutralną: wdrażamy w biurach projektowych system Rzut, który sami zbudowaliśmy. Porównanie wyżej pisaliśmy z tą świadomością. Zobacz, jak przebiega wdrożenie.