Wdrożenie systemu w biurze projektowym – jak przebiega krok po kroku i ile trwa
Większość właścicieli biur projektowych ma za sobą przynajmniej jedną próbę wprowadzenia systemu. Ktoś kupił licencję, zespół dostał loginy, a po dwóch miesiącach wszyscy wrócili do arkuszy i poczty. Zwykle nie zawiodło samo narzędzie, tylko sposób, w jaki trafiło do biura.
Opisujemy tu, jak wdrażamy system dziś: sześć kroków, od pierwszej rozmowy do opieki po uruchomieniu. Przy każdym kroku mówimy, ile czasu zabiera biuru i co po nim zostaje.
Na czym polega wdrożenie systemu w biurze projektowym?
Na dopasowaniu narzędzia do tego, jak biuro pracuje, i na nauczeniu zespołu, jak z niego korzystać. Sama instalacja to najmniejsza część. Większość pracy to poznanie procesu biura, konfiguracja pod ten proces, przeniesienie danych i szkolenie ludzi.
Różnica między kupieniem licencji a wdrożeniem jest taka, jak między kupieniem programu do projektowania a oddaniem dokumentacji. Licencja daje puste narzędzie. Wdrożenie daje system, w którym są już etapy Waszych projektów, Wasze role i uprawnienia oraz trwające zlecenia.
Dlatego wdrożenie zaczyna się od rozmowy o biurze, a nie od pokazu funkcji. Biuro architektoniczne, konstrukcyjne i instalacyjne prowadzą projekty inaczej. System ma odwzorować Wasz sposób pracy, a nie narzucić cudzy.
Jak przebiega wdrożenie krok po kroku?
W sześciu krokach: rozmowa, warsztat mapowania procesu, pierwsza wersja dla właściciela, start zespołu od jednego modułu, szkolenie z uruchomieniem i opieka po wdrożeniu. Kolejność jest stała, a harmonogram z datami biuro dostaje po warsztacie.
| Krok | Co się dzieje | Czas po stronie biura | Co zostaje po kroku |
|---|---|---|---|
| 1. Rozmowa | Opowiadasz, jak pracuje biuro: ile osób, jakie projekty, gdzie dziś są informacje. | 45 minut, online | Odpowiedź wprost, czy i jak możemy pomóc |
| 2. Warsztat mapowania procesu | Przechodzimy etapy projektów, terminy urzędowe, uzgodnienia i role. | Półtorej do trzech godzin, właściciel i osoby znające proces | Plan konfiguracji i harmonogram |
| 3. Pierwsza wersja dla właściciela | Konfigurujemy system pod proces: projekty, etapy, role, uprawnienia, szablony. | Przegląd i uwagi właściciela | System poprawiony, zanim zobaczy go zespół |
| 4. Zespół zaczyna od jednego modułu | Zespół dostaje jedną rzecz, która od razu oszczędza mu pracy. Potem kolejne. | Codzienna praca w nowym module | Uwagi zespołu wprowadzone na bieżąco |
| 5. Szkolenie i uruchomienie | Szkolimy zespół na Waszych projektach. Przenosimy dane z arkuszy. | Udział zespołu w szkoleniu | Biuro pracuje w systemie na własnych danych |
| 6. Opieka po wdrożeniu | Aktualizacje, zaszyfrowana kopia danych co noc, pomoc dla zespołu. | Zgłoszenia wtedy, gdy czegoś potrzebujecie | System, który nadąża za zmianami w biurze |
Dwa kroki z tej listy decydują o powodzeniu. Trzeci, bo właściciel widzi system pierwszy i poprawia go, zanim zobaczy go zespół. Czwarty, bo zespół nie dostaje wszystkiego naraz.
Ile trwa wdrożenie systemu w biurze projektowym?
Działający system biuro ma w 30-60 dni. Na ten czas składają się warsztat, konfiguracja, pierwsza wersja dla właściciela, start zespołu i szkolenie. Dokładny harmonogram z datami powstaje po warsztacie, kiedy wiadomo już, jak pracuje biuro.
O tym, czy będzie to bliżej 30, czy 60 dni, decydują trzy rzeczy. Pierwsza to liczba procesów. Biuro, które tylko projektuje, wdraża się szybciej niż biuro, które prowadzi też nadzory, przetargi i wykonawstwo. Druga to dane: im więcej trwających projektów i umów w arkuszach, tym więcej przenoszenia.
Trzecia to dostępność ludzi po stronie biura. Wdrożenie nie stoi przez konfigurację. Stoi wtedy, gdy przez dwa tygodnie nikt nie ma czasu obejrzeć pierwszej wersji. Dlatego terminy przeglądów warto wpisać do kalendarza już na warsztacie.
Ile czasu wdrożenie zabiera właścicielowi i zespołowi?
Mniej, niż właściciele się spodziewają. Po stronie biura potrzebne są półtorej do trzech godzin na warsztat, przegląd pierwszej wersji i udział zespołu w szkoleniu. Konfigurację, przeniesienie danych i samo szkolenie prowadzi zespół wdrożeniowy.
Podział pracy jest prosty. My prowadzimy warsztat, konfigurujemy, przenosimy dane, szkolimy i opiekujemy się systemem. Wy dajecie czas na warsztat, osobę, która zna proces, i uwagi o tym, co przeszkadza.
Ta osoba jest ważniejsza niż się wydaje. Nie musi to być właściciel. Często lepiej sprawdza się kierownik pracowni albo osoba prowadząca biuro, która wie, jak projekty naprawdę przechodzą przez firmę, a nie jak powinny.
Dlaczego zespół zaczyna od jednego modułu, a nie od całego systemu?
Bo ludzie przyjmują narzędzie, które od pierwszego dnia zdejmuje im pracę, a odrzucają takie, które ją dokłada. Jeden moduł z wyraźną korzyścią buduje nawyk. Cały system naraz budzi opór i słowa „za dużo klikania”.
Doszliśmy do tego na własnych błędach. Na początku zbieraliśmy wymagania od właściciela, a potem szkoliliśmy zespół z gotowego systemu pracy. Kończyło się to niechęcią pracowników do narzędzia. Dziś zespół najpierw dostaje jeden moduł, z którego sam ma korzyść.
Zwykle jest to wpisywanie godzin na bieżąco, bo kończy uzupełnianie ewidencji z pamięci na koniec miesiąca. Drugi częsty wybór to zadania i kanban, żeby nic nie uciekało. Kolejne moduły dochodzą potem, a uwagi zespołu wprowadzamy od razu. Szerzej o oporze zespołu piszemy w tekście o zespole, który nie uzupełnia systemu.
Co trzeba przygotować przed wdrożeniem?
Niewiele: listę trwających projektów, arkusze, z których biuro korzysta na co dzień, i jedną osobę, która zna proces. Porządkowanie danych przed wdrożeniem nie jest warunkiem. Robi się je w trakcie, przy przenoszeniu.
Przed warsztatem przydają się cztery rzeczy:
- Lista projektów w toku z etapem, na którym każdy jest.
- Arkusze faktycznie używane: harmonogram, godziny, zestawienie umów, lista ofert.
- Typowy przebieg projektu: jakie etapy ma zlecenie od oferty do odbioru.
- Lista rzeczy, które dziś najbardziej przeszkadzają. Od niej zaczyna się rozmowa o tym, od którego modułu wystartuje zespół.
Nie trzeba za to przygotowywać specyfikacji wymagań ani opisywać procesów w dokumencie. Do tego służy warsztat. Jeśli biuro prowadzi dziś wszystko w arkuszach, pomocny będzie tekst o alternatywach dla Excela w biurze projektowym.
Co najczęściej psuje wdrożenie i jak tego uniknąć?
Trzy rzeczy: start od funkcji dla właściciela zamiast dla zespołu, wdrażanie wszystkiego naraz i brak osoby, która po stronie biura pilnuje tematu. Każdej z nich da się zapobiec jeszcze przed konfiguracją.
Pierwszy błąd to system zaprojektowany wyłącznie pod raporty właściciela. Zespół wpisuje wtedy dane, z których sam nic nie ma. Po miesiącu wpisuje je byle jak, a raporty przestają być wiarygodne.
Drugi błąd to wielki start. Wszyscy dostają wszystkie moduły w poniedziałek, a w piątek połowa biura wraca do arkuszy, bo terminy projektów nie poczekają na naukę narzędzia.
Trzeci błąd to wdrożenie bez gospodarza. Kiedy nikt w biurze nie odpowiada za zebranie uwag i decyzje, pytania wiszą tygodniami. Więcej przyczyn opisujemy w tekście o systemach, które umierają w firmie.
Co dzieje się po uruchomieniu systemu?
System trzeba utrzymywać tak samo jak sprzęt w biurze. Po uruchomieniu dochodzą aktualizacje, codzienna kopia danych i pomoc dla zespołu. Biuro się zmienia, przybywa ludzi i rodzajów zleceń, więc konfiguracja też musi za tym nadążać.
W praktyce opieka obejmuje trzy rzeczy. Aktualizacje, które wchodzą bez udziału biura. Zaszyfrowaną kopię danych wykonywaną co noc poza serwerem biura. I pomoc dla zespołu, kiedy ktoś czegoś nie może znaleźć albo potrzebuje nowego szablonu etapów.
Warto też wiedzieć, co jest zapisane w umowie. U nas zapisujemy w niej efekt, za który odpowiadamy, i to, co się dzieje, jeśli go nie ma. Umowę pokazujemy na rozmowie, przed podpisaniem.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje wdrożenie systemu w biurze projektowym?
Cena zależy od liczby osób w biurze, liczby procesów do odwzorowania i ilości danych przenoszonych z arkuszy. Wycenę biuro dostaje po 45-minutowej rozmowie, przed podpisaniem umowy.
Czy biuro musi przerwać pracę na czas wdrożenia?
Nie. Biuro pracuje normalnie, a system wchodzi modułami. Arkusze i nowe narzędzie przez pewien czas działają obok siebie, dopóki dany obszar nie zacznie działać w systemie.
Co z danymi z arkuszy i poczty?
Dane z arkuszy przenosimy przy wdrożeniu: trwające projekty, klientów, umowy. Poczta trafia do projektów, których dotyczy, więc nie trzeba porzucać skrzynki z dnia na dzień.
Gdzie są przechowywane dane biura?
Na osobnym serwerze biura, w Unii Europejskiej, z zaszyfrowaną kopią wykonywaną co noc poza tym serwerem. Każde biuro ma własną instancję i własną bazę danych.
Co, jeśli zespół nie będzie chciał korzystać z systemu?
Temu służy start od jednego modułu, który od razu pomaga zespołowi, i wprowadzanie jego uwag na bieżąco. Efekt, za który odpowiadamy, jest zapisany w umowie.
Dla jakich biur jest takie wdrożenie?
Dla biur projektowych: architektonicznych, konstrukcyjnych, instalacyjnych i branżowych, drogowych, urbanistycznych, projektowania wnętrz i wielobranżowych, najczęściej od 5 do 50 osób.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu w biurze projektowym to sześć kroków: rozmowa, warsztat, pierwsza wersja dla właściciela, start zespołu od jednego modułu, szkolenie z uruchomieniem i opieka. Działający system biuro ma w 30-60 dni, a po jego stronie potrzeba kilku godzin na warsztat, osoby znającej proces i gotowości do zgłaszania uwag. O powodzeniu decyduje kolejność: najpierw właściciel poprawia pierwszą wersję, potem zespół dostaje jedną rzecz, która od razu oszczędza mu pracy. Reszta dochodzi po kolei.
Od autorów. Ten tekst napisał zespół Autopilota – wdrażamy w biurach projektowych system Rzut i asystentów AI. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądałoby to w Twoim biurze, zobacz, jak przebiega wdrożenie.
